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上海公關公司:香港理工大學建校六十五周年慶祝活動案例
從細微處著手,將大事精細化是一種意識、一種態度、一種理念、一種文化。細節的寶貴價值在于:它是獨創的,是獨樹一幟的,無法復制的。細節影響品質,細節體現品位,細節顯示差異,細節決定成敗。細節的關鍵性作用是我們所一再強調的,每一場大型活動都有其極具價值的細微處。對于一個有價值的關鍵點,若能把握住并將其充分利用,就有可能鑄造了通向成功的階梯。

香港理工大學(簡稱“理大”)為香港八大政府資助高等院校之一,是一所既充滿活力又擁有驕人歷史及卓越成績的大學。香港理工大學于2002年慶祝建校六十五周年,為展示理大作為高等院校人才濟濟及關懷社會的一面,并凝聚理大師生及校友的團結力量,該校以“理大両出彩虹”作為建校六十五周年的重點大型慶祝活動
 
活動分為兩個階段。在前期和中期的實施階段,第一步首先成立了“理大出彩虹”籌委會,成員包括有關行政部門職員、教職員協會、學生組織、校友組織代表,并由與工商界關系密切的資深校友擔任籌委會主席。同時,向英國健力士世界紀錄機構報名參加該類別的活動,確認有關進行活動的特定要求,在籌備過程中嚴格執行其所訂規則。
 
為了讓活動當日節目更豐富及更具吸引力,籌委會在拼砌彩虹活動前安排了三項不同精彩表演:廣州體育學院健美體操隊及藝術體操隊表演;少女組合唱歌表演;香港警察樂隊風笛手表演。在活動后安排了明星足球隊與理大邀請隊進行友誼足球賽。并邀請香港著名娛樂界人士擔任司儀,在萬人拼砌彩虹圖案時,司儀帶領制造人浪,把現場氣氛推至高潮。
 
在中后期實施階段理大采取的策略如下。
 
在召募參加者方面,在校園搶眼位置,以橫幅、宣傳海報、壁両及擺放攤位等廣泛宣傳該活動;在校園多處放置報名表格,讓師生及校友容易獲得有關資料;為活動特制網頁,以方便成員隨時通過互聯網報名。通過聯絡學生會及研究生會協助向會員推廣校慶活動;透過人力資源處代表走訪各學系宣傳;校友事務及拓展處及校友會聯會透過互聯網或會面邀請校友組織參加。
 
在尋找贊助方面,籌委會制定了不同金額的贊助方案,以讓各機構揀選適合方案。
 
在媒體宣傳方面,在2002年6—9月期間采取浸透式宣傳,通過理大傳訊及公共事務處向傳媒提及理大將舉辦大型校慶活動,使公眾對理大慶典活動產生初步印象,并跟進活動發展情況;與發行數量多的報章洽談,作為活動的媒體贊助,在活動前后刊登大篇幅報導及報名表格,召集校外參加者(如畢業生);選擇性地安排媒體與校方代表及籌委會主席進行專訪,介紹活動,讓讀者對活動有更深人認識;在接近活動期間(9月10日)舉辦新聞發布會,為活動營造聲勢;并在活動當曰安排采訪工作。
 
為兼顧多項細節,籌委會定期進行會議,報告進度,并由傳訊及公共事務處作為召集人,擬定詳細計劃,把安排工作詳情記載于會議記錄上,聯絡各方分頭執行,各籌委在各自的崗位上完成所獲委派的工作。期間利用先進資訊網絡如電郵互通消息,做事更有效率。過程既重視團隊精神,又能做到分工合作,事半功倍。
 
此次活動非常成功,成功召集了11273名師生及校友,在香港特別行政區行政長官兼理大校監董建華先生的見證下,砌出世界上最大的彩虹圖案,此項新紀錄已成功列人《健力士世界紀錄》,為校、為港、為國爭了光,此外,還加強了師生及校友對理大歸屬感,成功募集二百萬港元,各類報紙、電臺競相報道。
點評
 
近年來,各大高校越來越重視校慶活動,以期借校慶來提高學校的知名度和良好的公眾形象。香港“理大”65周年校慶活動可謂眾多校慶活動中的典范。提高知名度、擴大影響力是高校舉辦校慶活動的基本目標,這一目標的成功實現有賴于對細節的完美把握。從執行策略上,我們不難得出是理大籌委會對每一個細節的關注,才使得活動獲得了巨大的成功。籌委會在拼砌彩虹活動前安排了三項不同精彩表演,在活動后安排了明星足球隊與理大邀請隊進行友誼足球賽,調動所有力量招募參加者,制定不同方案尋求贊助,媒體宣傳和具體工作安排方面更是精心到了每一個細節。無論從前期的準備,還是中后期的執行,籌委會力求使每個細節都得到完美演繹,正是這種追求完美、注重細節的精神演繹了完美的公關
 
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本文標題:會議活動相關
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